Umowa B2B a umowa o pracę: na czym polega B2B i co zmienia reforma PIP

Na czym polega umowa B2B

Na etacie pracownik i pracodawca są stronami stosunku pracy, który reguluje Kodeks pracy. Na B2B stronami są dwaj przedsiębiorcy, a ich relację opisuje umowa cywilnoprawna - najczęściej umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu. Wykonawca prowadzi działalność wpisaną do CEIDG, sam rozlicza podatek dochodowy, sam opłaca składki ZUS i składkę zdrowotną, a często także VAT. Wynagrodzeniem nie jest pensja, tylko zapłata za fakturę.

Z tego wynikają dwie podstawowe różnice. Po pierwsze, umowa B2B może być ułożona dowolnie w granicach prawa cywilnego: strony same ustalają okres wypowiedzenia, przerwy w pracy czy odpowiedzialność za błędy. Po drugie, ochrona, którą Kodeks pracy daje pracownikowi, nie działa tu z mocy prawa. Jeśli umowa czegoś nie przewiduje, to tego nie ma.

Prawo podatkowe zakłada przy tym, że działalność gospodarcza to coś więcej niż zmiana nazwy umowy. Według art. 5b ustawy o PIT czynności nie są działalnością, jeżeli łącznie: odpowiedzialność wobec osób trzecich ponosi zlecający, praca jest wykonywana pod jego kierownictwem oraz w wyznaczonym przez niego miejscu i czasie, a wykonawca nie ponosi ryzyka gospodarczego. Przychód z takich czynności nie może być wtedy rozliczany jak przychód z działalności, więc nie korzysta z podatku liniowego ani z ryczałtu.

Co daje etat, czego nie daje B2B

Najbardziej odczuwalna różnica to płatny urlop. Pracownikowi przysługuje 20 albo 26 dni urlopu w roku, za które dostaje wynagrodzenie. Na B2B dzień bez pracy to zwykle dzień bez faktury, chyba że umowa przewiduje płatne przerwy. Podobnie z chorobą: pracownik dostaje zwykle 80% wynagrodzenia, a przedsiębiorca - zasiłek z ZUS tylko wtedy, gdy opłaca dobrowolną składkę chorobową, i to liczony od zadeklarowanej podstawy, a nie od przychodu.

Etat chroni też przed nagłym końcem współpracy (okresy wypowiedzenia rosnące ze stażem, szczególna ochrona m.in. w ciąży i przed emeryturą), daje dodatek za nadgodziny i prawo do odprawy przy zwolnieniach grupowych. Z ochrony, która obejmuje także samozatrudnionych, warto znać jedną: minimalną stawkę godzinową. W 2026 r. wynosi ona 31,40 zł i dotyczy również osób prowadzących jednoosobową działalność bez pracowników, które świadczą usługi osobiście.

Po stronie B2B są z kolei większa swoboda w ułożeniu współpracy, możliwość pracy dla kilku klientów, odliczanie kosztów firmowych i wybór formy opodatkowania: skali, podatku liniowego albo ryczałtu. Do tego niższe składki społeczne, bo przedsiębiorca płaci je od stałej podstawy, a nie od całego przychodu. W 2026 r. pełne składki wynoszą ok. 1926,76 zł miesięcznie z chorobową, niezależnie od tego, czy faktura opiewa na 10 000 zł czy 40 000 zł. Ta sama cecha oznacza jednak niższą emeryturę z ZUS przy wysokich dochodach.

Ile to kosztuje firmę i ile zostaje

Firma, która proponuje przejście na B2B, zwykle przelicza na stawkę całkowity koszt etatu: brutto plus składki pracodawcy. Etat za 12 000 zł brutto kosztuje ok. 14 457,60 zł miesięcznie i daje 8489,29 zł netto (średnio, po rozliczeniu rocznym). Faktura na tę samą kwotę przy pełnym ZUS, 250 zł kosztów miesięcznie i 26 dniach roboczych w roku bez faktury zostawia szacunkowo 8306,44 zł na liniowym, 8662,08 zł na skali i 8661,91 zł na ryczałcie 12%.

Bez dni wolnych te kwoty rosną do 9460,08 zł, 9545,73 zł i 9979,76 zł. Różnica między dwoma wierszami to wartość urlopu, który na etacie jest wliczony w pensję, a na B2B trzeba go „zarobić” wyższą stawką. Żeby na liniowym wyjść na to samo netto co z etatu, faktura za pełny miesiąc musiałaby w tym przykładzie wynosić ok. 14 722 zł. Własne kwoty można przeliczyć w kalkulatorze B2B, który pokazuje obie strony porównania obok siebie. Wyliczenia mają charakter orientacyjny i zależą od przyjętych założeń.

Przejście z etatu do byłego pracodawcy

Nowa działalność może przez 6 miesięcy nie płacić składek społecznych (ulga na start), a przez kolejne 24 miesiące płacić je od obniżonej podstawy 1441,80 zł. Żadna z tych preferencji nie przysługuje, jeśli przedsiębiorca świadczy usługi na rzecz byłego pracodawcy, a zakres tych usług pokrywa się z tym, co robił u niego na etacie w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym. Przy typowej ofercie „przejdź z nami na B2B” od pierwszego miesiąca obowiązują więc pełne składki - wyliczenia z ulgami bywają w takim przypadku zbyt optymistyczne.

Reforma PIP: decyzja o istnieniu stosunku pracy

Kodeks pracy od dawna stanowi, że zatrudnienie na warunkach stosunku pracy jest stosunkiem pracy bez względu na nazwę umowy (art. 22 § 1¹). Do niedawna jednak ustalenie tego wymagało sprawy w sądzie pracy. Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, obowiązująca od 8 lipca 2026 r., daje inspekcji własne narzędzie.

Procedura jest dwuetapowa. Inspektor, który uzna, że umowa cywilnoprawna - także B2B - ma cechy stosunku pracy, wydaje polecenie usunięcia naruszenia. Jeśli firma go nie wykona, okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy. Od decyzji przysługuje odwołanie do sądu pracy. Według opisów nowelizacji decyzja działa na przyszłość, a ustalenie skutków za okres wcześniejszy - w tym składek - wymaga prawomocnego wyroku sądu. Rygor natychmiastowej wykonalności przewidziano tylko wobec osób objętych szczególną ochroną przed wypowiedzeniem. Przez 12 miesięcy od wejścia w życie przepisów firmy, które same zastąpią takie umowy umowami o pracę, nie mają ponosić odpowiedzialności za wcześniejsze naruszenia.

Dla osoby na B2B oznacza to, że forma współpracy może zostać zmieniona bez jej inicjatywy, a razem z nią zmieniłyby się podatek, składki i kwota na rękę. Czy konkretna umowa ma cechy stosunku pracy, zależy od faktycznego sposobu wykonywania pracy, a nie od tekstu umowy - tego żaden kalkulator nie oceni. Przy wątpliwościach właściwym adresem jest prawnik zajmujący się prawem pracy lub doradca podatkowy.

Jak czytać porównanie

Porównanie B2B z etatem ma sens tylko przy tym samym koszcie dla firmy i przy uczciwie policzonych dniach bez faktury. Kwoty na rękę to jednak tylko część obrazu: urlop, chorobowe, wypowiedzenie, wysokość przyszłej emerytury i ryzyko przekwalifikowania umowy mają wartość, której nie da się wpisać w jedno pole formularza. Kalkulator wynagrodzeń pokazuje netto z umowy o pracę, a kalkulator kosztu pracodawcy - z czego składa się kwota, którą firma przelicza na stawkę.