Kalkulator kosztu pracodawcy - ile naprawdę kosztuje pracownik

Stawka wypadkowa - jedyna pozycja, której nie da się odgadnąć

Wszystkie składki w tabeli wyżej poza jedną mają stawki jednakowe dla każdego płatnika. Wyjątkiem jest ubezpieczenie wypadkowe, którego stopa mieści się w ustawowym przedziale od 0,67% do 3,33% - czyli różnica między skrajnymi przypadkami to ponad 2,6 punktu procentowego podstawy. Przy dziesięcioosobowym zespole to różnica rzędu kilkunastu tysięcy złotych rocznie.

Stopa ustalana jest w dwóch trybach:

• Do 9 osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego - stopa zryczałtowana, jednakowa dla wszystkich takich płatników, równa połowie najwyższej stopy ustalonej dla grup działalności. To wartość przyjęta domyślnie w kalkulatorze (1,67%).
• Powyżej 9 osób - stopa indywidualna, ustalana przez ZUS na podstawie grupy działalności według PKD oraz własnych wskaźników wypadkowości płatnika: liczby poszkodowanych, poszkodowanych ciężko i zatrudnionych w warunkach zagrożenia. Podstawą jest informacja ZUS IWA składana za trzy kolejne lata.

Stopa obowiązuje w roku składkowym trwającym od 1 kwietnia do 31 marca, a nie w roku kalendarzowym - o czym łatwo zapomnieć przy planowaniu budżetu na styczeń. Warto też wiedzieć, że przekazanie nieprawdziwych danych w ZUS IWA skutkuje ustaleniem stopy podwyższonej o 50%. Jeżeli znasz swoją rzeczywistą stawkę, wpisz ją w kalkulatorze zamiast wartości domyślnej - to jedyne pole, które istotnie przesuwa wynik.

Ile kosztuje godzina pracy

Miesięczny koszt etatu jest wygodny do porównań, ale przy wycenie projektu, stawce dla klienta albo decyzji „etat czy podwykonawca” potrzebna jest inna liczba: koszt roboczogodziny. Poniżej dwie wersje. Pierwsza dzieli roczny koszt przez nominalny wymiar czasu pracy (2008 godzin przy 251 dniach roboczych, wyliczony według art. 130 Kodeksu pracy). Druga - przez wymiar pomniejszony o 26 dni urlopu wypoczynkowego, bo za urlop pracodawca płaci, ale pracy w tym czasie nie otrzymuje.

Czego nie ma w żadnej z tych tabel

Składki to część kosztu, którą da się policzyć co do grosza - i właśnie dlatego łatwo uznać ją za całość. Przy budżetowaniu etatu dochodzą pozycje, których kalkulator nie liczy, bo zależą od wielkości firmy i branży:

• Medycyna pracy i BHP - badania wstępne, okresowe i kontrolne, szkolenia wstępne oraz okresowe, środki ochrony indywidualnej i odzież robocza.
• PFRON - wpłaty obowiązkowe dla pracodawców zatrudniających co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty, jeżeli wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami nie osiąga 6%. To koszt liczony od stanu zatrudnienia, nie od pojedynczej umowy, ale każdy kolejny etat wpływa na jego wysokość.
• Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - obowiązkowy przy zatrudnieniu co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty, z odpisem naliczanym od przeciętnego wynagrodzenia.
• Stanowisko pracy i narzędzia - sprzęt, licencje, powierzchnia biurowa lub ryczałt za pracę zdalną, telefon, samochód.
• Koszty pozyskania i wdrożenia - rekrutacja, okres wdrożenia, w którym produktywność jest niepełna, oraz czas innych osób poświęcony na wprowadzenie nowej.
• Świadczenia pozapłacowe - opieka medyczna, karta sportowa, ubezpieczenie grupowe. Uwaga: większość z nich jest przychodem pracownika i podnosi podstawę składek oraz zaliczkę na PIT, więc ich koszt jest wyższy niż cena z faktury dostawcy.

Kiedy Fundusz Pracy i FGŚP nie są należne

Obie składki obciążają wyłącznie pracodawcę i razem stanowią 2,55% podstawy - niewiele w skali jednej wypłaty, zauważalnie w skali roku i całego zespołu. Ustawa przewiduje kilka zwolnień, z których korzysta się rzadziej, niż można by:

• Powrót z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub wychowawczego - zwolnienie przez 36 miesięcy, licząc od pierwszego miesiąca po powrocie.
• Zatrudnienie osoby po 50. roku życia, która w okresie 30 dni przed zatrudnieniem pozostawała w ewidencji bezrobotnych - zwolnienie przez 12 miesięcy.
• Zatrudnienie osoby poniżej 30. roku życia skierowanej przez urząd pracy - zwolnienie przez 12 miesięcy.
• Wynagrodzenie poniżej płacy minimalnej - składki na Fundusz Pracy nie opłaca się, gdy miesięczna podstawa jest niższa niż pełne minimalne wynagrodzenie. Próg nie jest proporcjonalny do etatu, więc dotyczy to zwykle niepełnych etatów (FGŚP jest należny nadal). Kalkulator uwzględnia ten próg automatycznie, o ile pracownik nie ma innych źródeł przychodu, które łącznie go przekraczają.
• Wiek pracownika - składek nie opłaca się za kobiety, które ukończyły 55 lat, i mężczyzn, którzy ukończyli 60 lat. To zwolnienie jest bezterminowe i działa z mocy prawa.

W kalkulatorze możesz wyłączyć obie składki przełącznikiem i zobaczyć, o ile spada koszt etatu. Jeżeli planujesz zatrudnienie, warto sprawdzić również wpłatę do PPK, która działa w drugą stronę i koszt podnosi.